Document Control and Digital Filing System for ISO Certification

Deskripsi

Perusahaan yang ingin menerapkan standar sistem manajemen mutu harus didukung dengan penerapan sistem dokumentasi. Sistem dokumentasi yang dimaksud adalah sistem dokumentasi yang diakui di dunia internasional atau disebut dengan system dokumentasi ISO (yang selanjutnya dapat disebut dokumentasi mutu). Manajemen dokumentasi ISO ditujukan untuk membuat sistem dokumentasi di perusahaan agar dapat memenuhi persyaratan untuk sertifikasi ISO.

Dokumentasi mutu adalah seluruh prosedur-prosedur, instruksi-instruksi kerja, format-format, data, rekaman-rekaman, bukti-bukti tanda terima, dan sebagainya yang tertulis dalam lembaran kertas.

Kami akan memberikan materi dari metode dan praktek yang akan meningkatkan efektifitas sistem kontrol dokumen Anda. Pelatihan juga memberikan praktik dokumentasi dan meninjau serta memastikan manajemen dokumen Anda, apakah sudah memenuhi standar ISO?

Saat ini system filing arsip/dokumen di Perusahan pada umumnya belum dikelola dengan benar bahkan tidak dikelola dengan baik padahal dokumen adalah bukti otentik suatu organisasi yang perlu dijaga dan disimpan dengan baik supaya suatu ketika diperlukan bukti otentik tersebut dapat ditemukan dengan cepat dan tepat.

Sudah tentu, dengan mempertimbangkan hal tersebut di atas, perlu dilakukan suatu upaya untuk memberikan pengetahuan tentang pengelolaan arsip/Document Control secara baik dan benar dengan menyediakan pelatihan di bidang yang dapat meningkatkan pemahaman, keterampilan dan kepedulian terhadap risiko Document Control.

Materi Pelatihan.

• Standar persyaratan penyimpanan dokumen
• Sistem penyimpanan dokumen (sentralize/desentralize)
• Tugas dan Tanggung Jawab Pengendali Dokumen/ Document Controller
• Memberikan cara membuat dokumentasi yang seragam dan mudah diimplementasikan.
• Membangun sistem yang akan mempercepat review dokumen baru atau revisi.
• Sistem Pemberkasan Dokumen Pendekatan Praktis
  • Pengawasan berkas terpusat dan tersebar berbasis analisis bisnis,
  • Prinsip klasifikasi,
  • Klasifikasi abjad: sistem kamus, sitem ensiklopedia dan sistem geografis, dan klasifikasi angka, sistem pemberkasan desimal, sistem pemberkasan kronologis, dan klasifikasi alfanumerik,
  • Pengindeksan dan Kualitas indeks,
  • Pengindeksan kata penting (KWIC and KWOC),
  • Pengindeksan alfabetikal,
  • Prosedur pemeliharaan berkas,
  • Pengawasan berkas,
  • Pengelompokan berkas,
  • Disposisi,
  • Pengelolaan ruang berkas, dan
  • Masalah umum pemberkasan.
• Membuat format penyimpanan dokumen yang simple dan tidak membingungkan.
• Membuat system sirkulasi/peminjaman dokumen
• Membuat standar Retensi Dokumen dan proses pemusnahannya berdasarkan regulasi
• Solusi Pengendalian Dokumen berbasis "Workflow Document"
• Lembaga Sertifikasi Sistem Manajemen
• Manajemen Dokumen Elektronik
  • Perencanaan, survei dokumen dan informasi,
  • Penilaian dokumen dan informasi,
  • Metadata dan kebijakan,
  • Strategi kontekstual,
  • Pengawasan akses,
  • Keamanan dan kualitas, dan preservasi informasi
• Digital Filing System dan Aplikasi Electronic Document Management System (EDMS)
  • Konsep digital filing system & perangkat pendukungnya;
  • Cara memilih mesin scanner Electronic Document Management System (EDMS), Konfigurasi dan Proses;
  • Step by step operasional aplikasi software EDMS, menggunakan Software EDMS

Tujuan Pelatihan

• Meningkatkan efektivitas dan efisiensi dokumen control
• Pelaksanaan proses yang lebih baik untuk pengendalian risiko
• Memahami secara benar, konseptual, dan komprehensif tentang Document Control berdasarkan standarisasi internasional.

Peserta

Pelatihan ini ditujukan untuk:
- Divisi DCC (Document Control Center)
- QA manajer dan personil
- Para arsiparis (petugas arsip)
- Petugas administrasi
- Pengolah data
- Sekretaris
- Siapapun yang berkecimpung dalam pengelolaan dokumen di organisasi maupun perusahaan.

Course Leader :

Ma'sum Hasyim, SE

Profile detail...