Best Practices of Document Filing System with Excel 2007
Selasa - Rabu, 11 - 12 Februari 2014, pukul 09:00 - 17:00 WIB
Hotel di Jakarta Selatan, Jakarta
(Silahkan hubungi Kami untuk Jadwal Offline)
Setiap peserta diwajibkan membawa laptop untuk praktik
BACKGROUND
Arsip merupakan rekaman informasi dari kegiatan dalam suatu organisasi.
Sebagai rekaman informasi arsip dapat digunakan untuk perencanaan, pelaksanaan
serta pengawasan kegiatan di suatu organsisi. Dengan memanfaatkan arsip
seoptimal mungkin dapat dicapai tujuan manajemen modern yaitu perencanaan yang
matang, pelaksanaan yang tepat serta pengawasan yang ketat. Mengingat pentingnya
arsip dalam suatu organisasi maka arsip harus dikekola baik dan benar sesuai
dengan prinsip serta tujuan dari manajemen kearsipan, yaitu dapat menyediakan
arsip dengan cepat, tepat, lengkap dan efisien.
Untuk mencapai tujuan manajemen kearsipan salah satunya hal penting di dalam
mengelolah arsip yaitu keberhasilan dalam penataan arsip. Penataan arsip atau
pemberkasan arsip (filing system) pada dasarnya merupakan suatu teknik atau cara
pengaturan dan penyimpanan arsip secara logis dan sistematis. Salah satu sistem
yang dapat diterapkan di dalam penataan arsip yaitu sistem pemberkasan. Yang di
dalamnya terdiri dari pemberkasan subjek, pemberkasan alfabetis, pemberkasan
geografis dan pemberkasan numerik serta pemberkasan campuran (alfanumerik).
Masing-masing sistem pemberkasan mempunyai fungsi pokok dan sifat yang unik
dalam setiap penggunaannya di dalamnya. Apabila metode pemberkasan diatas dapat
diterapkan dengan baik dan tepat dengan melihat kebutuhan utama dari organisasi
tersebut dan di implementasikan dengan baik dan benar, maka akan sangat membantu
memaksimalkan proses penyimpanan arsip dengan teratur dan akan memberikan
kemudahan, ketepatan serta kecepatan dalam melakukan sistem penemuan kembali
(retrieval system) dalam suatu organisasi.
Minimnya penggunaan aplikasi yang sudah ada di dalam Operating System Windows
(XP, Vista & Seven) dan aplikasi Microsoft Excel 2007 untuk penanganan
masalah manajemen document, baik untuk penanganan soft document (*.PPTX, *.PPT,
*.DOC, *.DOCX, *.XLS, *.XLSX, dan lain-lain) dan hard document, menyebabkan
proses penemuan kembali dokumen yang disimpan (soft dan hard document) ketika
dibutuhkan memakan waktu cukup lama, bahkan bisa jadi akhirnya tidak bisa
diketemukan.
OBJECTIVES
Setelah mengikuti pelatihan ini peserta diharapkan mampu untuk :
- Memahami konsep dokumen dalam definisi file, records dan archive serta
tinjauan umum aspek-aspek pengelolaannya, mulai dari proses penciptaan,
penyimpanan, pengambilan dan penyusutan umur dokumen sampai dengan proses
pemusnahan dokumen.
- Memahami implementasi dari 5 macam sistem pemberkasan arsip (filing
system)
- Menerapkan dan menentukan sistem pemberkasan arsip yang sesuai dengan
kebutuhan organisasi
- Memahami implementasi prosedur & prinsip-prinsip sistem pemberkasan
arsip
- Menerapkan atau mengaplikasikan sistem pemberkasan dengan benar dan tepat
- Mengetahui keuntungan dan kerugian penggunaan sistem pemberkasan
- Memahami jenis-jenis peralatan dan cara penggunaan peralatan pemberkasan
arsip
- Mengkombinasi sistem pemberkasan
- Memahami faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi filing system dalam
organisasi.
- Mampu melakukan teknik Penyimpanan file soft document dengan pembuatan
system level folder yang sistematis.
- Mampu melakukan teknik proteksi folder file dari akses user yang bukan
haknya.
- Mampu melakukan teknik pencarian dan penemuan kembali soft document dengan
cepat di dalam computer.
- Mampu melakukan teknik Pembuatan Otomatisasi Nomor Surat Keluar Internal
dan External menggunakan Ms. Excel 2007.
- Mampu melakukan teknik Pembuatan Records Management System untuk menemukan
nama file hard document dengan lokasi penyimpanannya menggunakan Ms. Excel
2007.
SYLLABUS
- Definisi Arsip/Dokumen Untuk Lembaga-Lembaga Negara/Badan-Badan
Pemerintahan Serta Untuk Badan-Badan Swasta/Perorangan Berdasarkan
Undang-Undang Kearsipan RI.
- Penjelasan Istilah-Istilah Kearsipan
- Klasifikasi Jenis-Jenis Arsip/Dokumen Perusahaan
- Pembuatan Kode Klasifikasi Dan Kode Indeks Dalam Pengelolaan
Arsip/Dokumen.
- Sistem Pemberkasan (Subjek, Alfabetis, Numerik, Geografis dan Alfanumerik)
- Proorsedur (Penyimpanan dan Penemuan Kembali)
- Aturan Mengindeks
- Pemilihan Peralatan & Perlengkapan Sistem Pemberkas)an
- Pembentukan & Pemeliharaan Sistim Sistem Pemberkasan
- Keuntungan dan Kerugian penggunaan Sistem Pemberkasan
- Teknik dasar Pengurusan Surat dalam organisasi (Surat Masuk dan Surat
Keluar)
- Praktek langsung di unit kerja, diskusi dan tanya jawab.
- Teknik Penyimpanan file soft document dengan pembuatan system level folder
yang sistematis.
- Teknik Proteksi Folder file dari akses user yang bukan haknya.
- Teknik pencarian dan penemuan kembali soft document dengan cepat di dalam
computer.
- Teknik Pembuatan Otomatisasi Nomor Surat Keluar Internal dan External
menggunakan Ms. Excel 2007.
- Teknik Pembuatan Records Management System dengan menggunakan Ms. Excel
2007.
TRAINING METHOD
- 20% Theory
- 80% Practices .
- Dynamic and interactive training presentation
AUDIENCE TARGET
Staff atau Leader yang bertanggungjawab dalam proses filing document.
Biaya :
Rp 4.500.000,-/pesertaRp 4.350.000,-/peserta (Group 2 orang)
Rp 4.200.000,-/peserta (Group min. 3 orang)
Jumlah Peserta
Fasilitas
- Modul pelatihan dalam bentuk softcopy
- Sertifikat pelatihan dalam bentuk softcopy (e-certificate)
- Bila
membutuhkan hardcopy sertifikat, akan dikirimkan lewat jasa kurir.
- Souvenir, selama persediaan masih ada.
Ketentuan Online Workshop Apa
yang harus dilakukan peserta?
- Menyiapkan komputer yang mendukung kamera dan mikrofon.
- Menyiapkan Koneksi internet yang stabil.
- Menyiapkan alat tulis untuk mencatat.
Bagaimana cara mengikutinya?
- Pelatihan menggunakan aplikasi video conference, seperti Zoom,
Google Meet, atau aplikasi sejenis.
- Penyelenggara akan memberikan undangan kepada peserta terdaftar.
- Tidak mematikan kamera selama pembelajaran berlangsung, kecuali
atas arahan fasilitator.
|