EventsIT  Best Practices of Document Filing System with Excel 2007

Best Practices of Document Filing System with Excel 2007

Selasa - Rabu, 11 - 12 Februari 2014, pukul 09:00 - 17:00 WIB
Hotel di Jakarta Selatan, Jakarta
(Silahkan hubungi Kami untuk Jadwal Offline)
Foto Best Practices of Document Filing System with Excel 2007

Setiap peserta diwajibkan membawa laptop untuk praktik

BACKGROUND

Arsip merupakan rekaman informasi dari kegiatan dalam suatu organisasi. Sebagai rekaman informasi arsip dapat digunakan untuk perencanaan, pelaksanaan serta pengawasan kegiatan di suatu organsisi. Dengan memanfaatkan arsip seoptimal mungkin dapat dicapai tujuan manajemen modern yaitu perencanaan yang matang, pelaksanaan yang tepat serta pengawasan yang ketat. Mengingat pentingnya arsip dalam suatu organisasi maka arsip harus dikekola baik dan benar sesuai dengan prinsip serta tujuan dari manajemen kearsipan, yaitu dapat menyediakan arsip dengan cepat, tepat, lengkap dan efisien.

Untuk mencapai tujuan manajemen kearsipan salah satunya hal penting di dalam mengelolah arsip yaitu keberhasilan dalam penataan arsip. Penataan arsip atau pemberkasan arsip (filing system) pada dasarnya merupakan suatu teknik atau cara pengaturan dan penyimpanan arsip secara logis dan sistematis. Salah satu sistem yang dapat diterapkan di dalam penataan arsip yaitu sistem pemberkasan. Yang di dalamnya terdiri dari pemberkasan subjek, pemberkasan alfabetis, pemberkasan geografis dan pemberkasan numerik serta pemberkasan campuran (alfanumerik). Masing-masing sistem pemberkasan mempunyai fungsi pokok dan sifat yang unik dalam setiap penggunaannya di dalamnya. Apabila metode pemberkasan diatas dapat diterapkan dengan baik dan tepat dengan melihat kebutuhan utama dari organisasi tersebut dan di implementasikan dengan baik dan benar, maka akan sangat membantu memaksimalkan proses penyimpanan arsip dengan teratur dan akan memberikan kemudahan, ketepatan serta kecepatan dalam melakukan sistem penemuan kembali (retrieval system) dalam suatu organisasi.

Minimnya penggunaan aplikasi yang sudah ada di dalam Operating System Windows (XP, Vista & Seven) dan aplikasi Microsoft Excel 2007 untuk penanganan masalah manajemen document, baik untuk penanganan soft document (*.PPTX, *.PPT, *.DOC, *.DOCX, *.XLS, *.XLSX, dan lain-lain) dan hard document, menyebabkan proses penemuan kembali dokumen yang disimpan (soft dan hard document) ketika dibutuhkan memakan waktu cukup lama, bahkan bisa jadi akhirnya tidak bisa diketemukan.

OBJECTIVES

Setelah mengikuti pelatihan ini peserta diharapkan mampu untuk :

  1. Memahami konsep dokumen dalam definisi file, records dan archive serta tinjauan umum aspek-aspek pengelolaannya, mulai dari proses penciptaan, penyimpanan, pengambilan dan penyusutan umur dokumen sampai dengan proses pemusnahan dokumen.
  2. Memahami implementasi dari 5 macam sistem pemberkasan arsip (filing system)
  3. Menerapkan dan menentukan sistem pemberkasan arsip yang sesuai dengan kebutuhan organisasi
  4. Memahami implementasi prosedur & prinsip-prinsip sistem pemberkasan arsip
  5. Menerapkan atau mengaplikasikan sistem pemberkasan dengan benar dan tepat
  6. Mengetahui keuntungan dan kerugian penggunaan sistem pemberkasan
  7. Memahami jenis-jenis peralatan dan cara penggunaan peralatan pemberkasan arsip
  8. Mengkombinasi sistem pemberkasan
  9. Memahami faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi filing system dalam organisasi.
  10. Mampu melakukan teknik Penyimpanan file soft document dengan pembuatan system level folder yang sistematis.
  11. Mampu melakukan teknik proteksi folder file dari akses user yang bukan haknya.
  12. Mampu melakukan teknik pencarian dan penemuan kembali soft document dengan cepat di dalam computer.
  13. Mampu melakukan teknik Pembuatan Otomatisasi Nomor Surat Keluar Internal dan External menggunakan Ms. Excel 2007.
  14. Mampu melakukan teknik Pembuatan Records Management System untuk menemukan nama file hard document dengan lokasi penyimpanannya menggunakan Ms. Excel 2007.

SYLLABUS

  1. Definisi Arsip/Dokumen Untuk Lembaga-Lembaga Negara/Badan-Badan Pemerintahan Serta Untuk Badan-Badan Swasta/Perorangan Berdasarkan Undang-Undang Kearsipan RI.
  2. Penjelasan Istilah-Istilah Kearsipan
  3. Klasifikasi Jenis-Jenis Arsip/Dokumen Perusahaan
  4. Pembuatan Kode Klasifikasi Dan Kode Indeks Dalam Pengelolaan Arsip/Dokumen.
  5. Sistem Pemberkasan (Subjek, Alfabetis, Numerik, Geografis dan Alfanumerik)
  6. Proorsedur (Penyimpanan dan Penemuan Kembali)
  7. Aturan Mengindeks
  8. Pemilihan Peralatan & Perlengkapan Sistem Pemberkas)an
  9. Pembentukan & Pemeliharaan Sistim Sistem Pemberkasan
  10. Keuntungan dan Kerugian penggunaan Sistem Pemberkasan
  11. Teknik dasar Pengurusan Surat dalam organisasi (Surat Masuk dan Surat Keluar)
  12. Praktek langsung di unit kerja, diskusi dan tanya jawab.
  13. Teknik Penyimpanan file soft document dengan pembuatan system level folder yang sistematis.
  14. Teknik Proteksi Folder file dari akses user yang bukan haknya.
  15. Teknik pencarian dan penemuan kembali soft document dengan cepat di dalam computer.
  16. Teknik Pembuatan Otomatisasi Nomor Surat Keluar Internal dan External menggunakan Ms. Excel 2007.
  17. Teknik Pembuatan Records Management System dengan menggunakan Ms. Excel 2007.

TRAINING METHOD

  1. 20% Theory
  2. 80% Practices .
  3. Dynamic and interactive training presentation

AUDIENCE TARGET

Staff atau Leader yang bertanggungjawab dalam proses filing document.

Biaya :
Rp 4.500.000,-/peserta

Rp 4.350.000,-/peserta (Group 2 orang)
Rp 4.200.000,-/peserta (Group min. 3 orang)

Jumlah Peserta

  • Minimal 2 orang peserta

Fasilitas

  • Modul pelatihan dalam bentuk softcopy
  • Sertifikat pelatihan dalam bentuk softcopy (e-certificate)
  • Bila membutuhkan hardcopy sertifikat, akan dikirimkan lewat jasa kurir.
  • Souvenir, selama persediaan masih ada.
Ketentuan Online Workshop

Apa yang harus dilakukan peserta?

  • Menyiapkan komputer yang mendukung kamera dan mikrofon.
  • Menyiapkan Koneksi internet yang stabil.
  • Menyiapkan alat tulis untuk mencatat.

Bagaimana cara mengikutinya?

  • Pelatihan menggunakan aplikasi video conference, seperti Zoom, Google Meet, atau aplikasi sejenis.
  • Penyelenggara akan memberikan undangan kepada peserta terdaftar.
  • Tidak mematikan kamera selama pembelajaran berlangsung, kecuali atas arahan fasilitator.


Course Leader :


"Best Practices of Document Filing System with Excel 2007" belum kami jadwal, silahkan hubungi Training Service kami untuk jadwal atau in house training.
Training Service

Rose
rose.tdssolution@gmail.com
HP & WA : 0813 8201 2413

Sumi
sumi.tdssolution@gmail.com
HP & WA : 0812 1311 0749

Telp.: 021-2780 6606

Stats