Performing a Procurement GAP Analysis
Kamis - Jumat, 29 - 30 Nopember 2018, pukul 09:00 - 16:30 WIB
Hotel di Jakarta Selatan, Jakarta
(Silahkan hubungi Kami untuk Jadwal Offline)
Introduction
Sesuatu yang sangat penting dalam organisasi adalah menyelaraskan antara
strategi procurement dengan strategi corporasi (alignment procurement with
corporate strategies), sehingga organisasi dapat mendapatkan nilai tambah (value added) melalui peningkatan efisiensi dan mengurangi aktifitas yang tidak
perlu. Karena itu jikalau organisasi ingin tetap bersaing atau kompetitif dalam
usahanya, maka penghematan dalam pengadaan barang/jasa adalah sesuatu yang
mendesak dilakukan.
Tetapi kenyataannya, banyak sekali uang yang dikeluarkan
dalam proses pembelian, disebabkan ketidakselarasan antara strategi dengan
proses operasional, sehingga perbedaan ini (Gap) menyebabkan pengaruh efiesiensi
pengadaan. Kebanyakan gap ini tidak langsung diketahaui dalam operasi sehari
hari, dan dianggap normal sebagai suatu norma dalam aktifitas pengadaan. Untuk
menghilangkan gap ini, maka penting jikalau gap yang ada dianalisa, diukur dan
diselesaikan dengan baik.
Sebagai procurement professional, penting untuk mengetahui keadaan saat ini
(as is) dengan melakukan pendekatan analisa yang menyeluruh (Robust Analysis)
untuk keadaan yang di inginakan dimasa yang akan datang (to be). Karena itu
training ini didesain untuk membantu peserta dengan alat dan metode untuk
melakukan Gap Analysis yang dapat dilakukan di dalam fungsi pengadaan di
berbagai organisasi.
Beberapa hal yang akan disajikan dalam training Procurement GAP Analysis ini
adalah:
- Mengintegrasikan fungsi pengadaan (procurement) dengan fungsi-fungsi yang
lain dalam fungsi operasi,bisnis dan strategi organisasi
- Memahami karakteristik dari procurement gaps and mengapa hal ini sangat
penting dan bisa terus berkelanjutan
- Mengethaui apa sebenarnya Gap Analysis?
- Bagaimana proses melakukan Gap Analysis?
- Menyelesaikan perbedaan-perbedaan (gaps) yang ada dan mencapai
produktifitas dan pengadaan yang intensif.
Objectives
Setelah mengikuti training Procurement GAP Analysis training ini diharapkan
peserta akan mampu
- Menganalisa peranan dari pengadaan dalam mengarahkan organisasi yang
kompetitif dan strategis
- Mengidentifikasi dimana perbedaan (gap) dalam pengadaan di organisasi
- Menginvestigasi dan menganalisa secara efektif sifat dan akar permasalahan
dari perbedaan dalam pengadaan (Procurement Gap) dalam organisasi
- Mengajukan pendekatan praktis dan metode untuk menghilangkan gaps dalam
procurement
- Terus menerus melakukan peningkatan dalam procurement dengan best
practice.
Training Methodology
Training ini sangat dinamis dilakukan dalam dua hari dimaksudkan untuk
mengeksplorasi seluruh aspek gap analysis, pelatihan ini akan menggunakan
berbagai variasi teknik pembelajaran melalui presentasi, contoh keadaan,
pengalaman dilapangan, studi kasus yang terbukti untuk menjamin pemahaman,
penekanan dan daya ingat dari seluruh informasi yang disajikan.
Pelatihan ini akan mengkombinasikan berbagai variasi metode instrusksional
termasuk pengajaran oleh tenaga yang berkompeten untuk mengajarkan keahlian
procurement gap analysis. Peserta juga berkesempatan untuk berdiskusi mengenai
masalah dalam akfitias.tantangan dan proses pengadaaan sehari-hari.
Who Should Attend?
Taining Procurement GAP Analysis ini sangat sesuai untuk semua pihak yang
terlibat dalam procurement and purchasing , tetapi akan sangat bermanfaat untuk
personil yang berada dalam sector dan posisi sebagai berikut:
- Procurement & Purchasing personil yang baru atau yang sudah
berpengalaman
- Team Leader Procurement, Assistant Manager, Manager atau Department Head
dari fungsi procurement dan purchasing
- PRofesional yang menganani tender dan kontrak
- Pengguna atau End user dari suatu pengadaan barang baik yang berhubungan
dengan masalah teknik atau komersil
RANCANGAN TRAINING
Hari Kesatu
Session |
Time |
Topic Description |
|
|
Day 1 |
|
07.30-08.00 |
Registration |
|
08.00-08.15 |
General Opening |
|
08.15.08.30 |
Pre-Test |
Session 1 |
08.30-10.30 |
- What's in a Procurement Strategy
- Essential components of a Procurement strategy
- Linking Corporate and Procurement objectives
- Identification of "gapsaffecting Corporate and Procurement
strategies
- Determine the relevance and impacts gaps in the Procurement strategy
- Identify the process to achieve the desired outcome
|
|
10.00-10.15 |
Coffee Break |
Session 2 |
10.15 -12.00 |
- Analyze the Current State
- Internal evaluation to identify performance deficiencies
- Identifying what needs to be done
- Identify Future State
- Using Gap Data
- Identify how to "Bridge the Gap"
|
|
12.00-13.00 |
Break & Lunch |
Session 3 |
13.00-14.45 |
- Conducting a SWOT analysis
- Understand the techniques of Problem Solving
|
|
14.45-15.00 |
Coffee Break |
Session 4 |
15.00-16.30 |
- Apply gap analysis to a problem?
- Step of Problem Solving
- Conduct a Root Cause Analysis
- Using PDCA (Plan-Do-Check-Act)
|
|
16.30-17.00 |
Review Day 1 |
Hari Kedua
Session |
Time |
Topic Description |
|
|
Day 2 |
Session 5 |
08.00-08.15 |
- Identification of the actual factors responsible for the Gap
- Understand the factors and reason why for the Gap
- Developing sustainable and viable remedies that address the factors
|
|
10.00-10.15 |
Coffee Break |
Session 6 |
10.15 -12.00 |
- Develop the means to close the gap
- Developing proposals for correct actions to be taken to eliminate
the gaps
- Gaining "buy infrom key stakeholders
|
|
12.00-13.00 |
Break & Lunch |
Session 7 |
13.00-14.45 |
- Determine what success looks like
- Engagement with the key internal and external stakeholders
- How to integrate value in current procurement practices and
appreciate why it is important to remove these gaps
|
|
14.45-15.00 |
Coffee Break |
Session 8 |
15.00-16.30 |
- Next steps to build successful procurement strategy and eliminate
inherent gaps
- Managing implementation of the gaps free procurement strategy and
the strategic fit
- Continuous improvement measures with Suppliers and Contractors to
avoid future and potential gaps
|
|
16.30-17.00 |
Review Day 2 |
Biaya per peserta : Rp 3.500.000,-
Mau discount khusus? silahkan hubungi kami
Jumlah Peserta
Fasilitas
- Modul pelatihan dalam bentuk softcopy
- Sertifikat pelatihan dalam bentuk softcopy (e-certificate)
- Bila
membutuhkan hardcopy sertifikat, akan dikirimkan lewat jasa kurir.
- Souvenir, selama persediaan masih ada.
Ketentuan Online Workshop Apa
yang harus dilakukan peserta?
- Menyiapkan komputer yang mendukung kamera dan mikrofon.
- Menyiapkan Koneksi internet yang stabil.
- Menyiapkan alat tulis untuk mencatat.
Bagaimana cara mengikutinya?
- Pelatihan menggunakan aplikasi video conference, seperti Zoom,
Google Meet, atau aplikasi sejenis.
- Penyelenggara akan memberikan undangan kepada peserta terdaftar.
- Tidak mematikan kamera selama pembelajaran berlangsung, kecuali
atas arahan fasilitator.
|