General Affair Development Program

Latar Belakang

General Affairs (GA) atau biasa disebut Bagian Umum di suatu perusahaan biasanya bagian yang dianggap tidak penting oleh sebahagian karyawan dan oleh Kepala-kepala Bagian yang lain. Bahkan kadang-kadang keberadaannya disepelekan, karena dianggap bahwa tugas dan pekerjaannya adalah hal-hal yang sepele dan remeh-temeh (misalnya: hanya urusan WC MAMPET & kotor; masalah Kendaraan; urusan Kebersihan dan Sampah; dan hal-hal Tetek-bengek lain, yang tidak penting).

Padahal Bagian Umum merupakan "tangan kanan" operasional dari Departemen HRD untuk urusan Umum, karena beberapa tugas & pekerjaan GA sangat membantu kelancaran operasional dan merupakan tugas-tugas pelayanan di bidang SDM.

Disamping itu, sangking banyaknya tugas dan pekerjaan yang harus dilaksanakan oleh bagian umum ini, maka kadang-kadang staff yang menangani pekerjaan sampai kewalahan, sehingga tidak mustahil hasil kerjanya jadi tidak maksimal.

Yang lebih menyedihkan lagi adalah, staff di bagian umum ini pada umumnya sama sekali tidak mendapat perhatian dari pimpinan perusahaan (manajemen) untuk dikembangkan ketrampilan dan pengetahuannya. Selain itu, untuk memperjuangkan "perbaikan nasib" (Gaji/Tunjangan dan Remunerasi lain), seringkali tidak diperhatikan oleh pihak Manajemen.

Sehingga mereka merasa bahwa bagian ini adalah tempat buangan orang-orang yang tidak berprestasi dan lebih sering dipergunakan untuk menampung Karyawan yang bermasalah.

Mengingat begitu pentingnya tugas bagian umum, karena merupakan pendukung (supporting) dari semua bagian/operasional di perusahaan, maka staff, supervisor bahkan manager bagian umum ini perlu mendapat bekal ketrampilan dan pengetahuan yang memadai, agar pelaksanaan pekerjaan mereka dapat lebih efektif dan efisien serta hasil pelayanannya dapat lebih baik dan maksimal.

Tugas-tugas khusus & Tambahan bagi GA

Selain mengurus pekerjaan yang terkait dengan kegiatan umum atau biasa disebut Bagian Rumah-tangga (kerumah-tanggaan) yang rutin harus mereka kerjakan, di beberapa perusahaan besar, General Affairs (GA) juga menjadi "ujung tombak" pelaksana di lapangan untuk pengelolaan harta kekayaan perusahaan, yang lazim disebut "Assets Management", yang biasa dipimpin oleh Bagian Akunting/Keuangan.

Akan tetapi ada beberapa perusahaan, yang GA Manager-nya handal, justru pimpinan pengelolaan aset tersebut diserahkan kepada GA.

Selain tugas khusus tersebut, bagi GA di perusahaan yang bergerak di pedalaman pulau Sumatera ataupun Kalimantan (yang bidang usahanya adalah: Pertambangan; Perkebunan dan Kehutanan, dlsb), Bagian GA juga harus mengelola Sarana dan Prasarana "Transportasi" yang tidak hanya untuk melalui darat (yang sudah biasa), namun juga melalui "Alur laut, selat, sungai atau danau" (Kapal; Ferry; Speedboat; Kapal klothok; Gethek dll.) bahkan melalui "Udara" (Jet pribadi; Pesawat kecil/Chopper; Helikopter dlsb.).

Yang pasti, apabila perusahaan memiliki gedung kantor sendiri (baik digunakan sendiri maupun disewakan kepada perusahaan lain/anak perusahaan) yang tidak begitu besar/luas, maka sudah menjadi kebiasaan di kebanyakan perusahaan, Bagian GA akan diserahi tugas sebagai Pengelola Gedung Kantor (Building Management).

Memerlukan SDM Handal

Semua tugas dan pekerjaan Bagian GA sarat dengan "Tuntutan" kepuasan "Pelanggan", baik pelanggan (Customer) yang sebagian besar adalah karyawan sendiri (internal) maupun eksternal (Vendor; Supplier; Tenant; Lingkungan; Pemerintah setempat; dlsb.), sehingga SDM di Bagian GA "wajib" memiliki apa yang disebut "Service Oriented" atau diterjemahkan: "Jiwa Melayani".

Kemampuan menghandle tugas dan pekerjaan yang beragam dan begitu banyak, baik bagaimana menentukan "prioritas kerja" dan trik-trik cara mendelegasikan (membagi habis ke semua Staff GA) kepada semua orang atau Sumber Daya Manusia (SDM) yang ada, juga memerlukan "ketrampilan khusus" tersendiri.

Oleh karena itu, sudah bukan waktunya lagi bahwa Staf / Pelaksana (apalagi Supervisor dan Manajer GA), hanya dipegang oleh SDM yang biasa-biasa saja dari segi Kemampuan kerja atau Kompetensi yang mereka miliki, sehingga pasti tidak akan menghasilkan kinerja yang maksimal sesuai dengan KPI yang ditetapkan oleh perusahaan.

Di Bagian GA sangat diperlukan "Orang-orang yang Super" dari berbagai segi ketrampilan, dibandingkan dengan karyawan di bagian lain, agar standar kinerja yang diharapkan oleh perusahaan dapat tercapai dengan optimal.

Peningkatan Mutu SDM di Bagian GA

Mengingat begitu tinggi dan besarnya "Standar Kompetensi" atau "Bahasa HRD"-nya disebut dengan "Man Specification" yang dibutuhkan oleh SDM di Bagian GA (sesuai dengan "Job Specification" yang disyaratkan), sedangkan kenyataan yang dimiliki, umumnya karyawan yang ada sudah "given" atau biasa sudah ada dari "sononya", maka seringkali karyawan GA menjadi "bulan-bulanan" oleh karyawan lain dari segi "hasil kinerja" yang (seringkali) tidak dapat memenuhi "standar minimal" pelayanan.

Untuk mengatasi masalah yang lazim terjadi di beberapa perusahaan tersebut, juga untuk mengejar "ketinggalan" dari sisi kualitas SDM di Bagian GA, maka sudah sepantasnya apabila mulai sekarang dilakukan "peningkatan mutu" (diikutkan Training atau Pelatihan dari segi Ketrampilan, Pengetahuan maupun Perilaku).

Penawaran Program Pelatihan

Bertolak dari kebutuhan tersebut, maka kami menawarkan suatu program pengembangan bagian umum (General Affairs Development Program) selama 2 (dua) hari, yang selain diperuntukkan bagi pelaksana/staff bagian umum, juga untuk level supervisor maupun manager. Selain itu, juga penting bagi pengelola SDM (Orang-orang HRD), juga bagi para Supervisor atau Manager Teknis di luar Bagian Umum, yang ingin mengetahui lebih jauh seluk beluk General Affairs.

Silabus

1. Fungsi/peran General Affairs dalam suatu Organisasi.
2. Ruang lingkup tanggung jawab General Affairs.
   1. Pelayanan transportasi dan akomodasi
   2. Pengadaan fasilitas kerja
   3. Pengelolaan gedung, lingkungan dan taman
   4. Pengelolaan kendaraan
   5. Kesehatan dan kesejahteraan karyawan
   6. Mengurus perijinan
   7. Pelayanan umum
   8. Fungsi Industrial dan Employee Relation
3. Tugas-tugas Tambahan
   1. Pengamanan perusahaan (security) dan pengelolaan lingkungan.
   2. Pengadaan/pembelian keperluan umum (ATK, alat-alat kebersihan dan/atau semua keperluan operasional, kecuali barang dagangan).
4. Menetapkan Kompetensi General Affairs dan kiat-kita menghadapi dan mengatasi orang-orang sulit.

Metoda Pelatihan

• Pemaparan atau presentasi yang dibawakan oleh Narasumber dengan suasana dan gaya "SerSan" serius tapi santai;
• Diskusi dan panel kelompok yang aktif membahas materi yang dipaparkan;
• Studi kasus dan bermain peran ( Case study and Role Play ) atas kejadian atau kasus yang nyata terjadi;
• Game atau permainan yang berhubungan dengan kasus-kasus GA yang biasa terjadi di perusahaan.

Peserta

• Para Staff; Supervisor atau Officer yang menangani General Affairs
• Para GA Manager atau HRD Manager;
• Para Manager Non HR yang berminat mempelajari GA Management
• Para Executive atau Praktisi Bisnis yang ingin tahu mengenai GA Management
• Karyawan lain yang berkaitan dengan pelayanan umum (misal: Sekretaris Umum; Personal Assistant yang merangkap maslah umum; Chief Security)
• Professional atau Individu yang berkaitan dengan pengelolaan General Affairs.

Sasaran

Setelah mengikuti Lokakarya (Workshop) ini, peserta diharapkan:

• Memiliki ketrampilan teknis bagaimana menjalankan tugas di bidang GA (termasuk mengelola Gedung perkantoran; pengadaan barang-barang untuk operasional, dsb.)
• Menambah wawasan dan pengetahuan tentang bagaimana GA Management ditangani secara baik.
• Memiliki kemampuan manajemen waktu yang lebih baik untuk dapat melaksanakan perkerjaan bagian umum yang banyak dan semua penting.
• Memahami bagaimana caranya menangani dan mencari solusi permasalahan yang biasa terjadi di bagian umum
• Mengerti seluk beluk dan tugas-tugas serta ruang lingkup yang dijalankan oleh Bagian Umum.

Jumlah Peserta

• Minimal 2 orang peserta

Fasilitas

• Modul pelatihan dalam bentuk softcopy
• Sertifikat pelatihan dalam bentuk softcopy (e-certificate)
• Bila membutuhkan hardcopy sertifikat, akan dikirimkan lewat jasa kurir.
• Souvenir, selama persediaan masih ada.

Course Leader :

H. Slamet Pririswanto, MBA

Profile detail...