Document Control and Digital Filing System
Rabu - Kamis, 17 - 18 Maret 2021, pukul 09:00 - 16:30 WIB
Hotel di Jakarta Selatan, Jakarta
(Silahkan hubungi Kami untuk Jadwal Offline)
PENGANTAR
Arsip/dokumen merupakan asset bagi setiap Perusahan. Apabila arsip/dokumen
yang dimiliki oleh Perusahan kurang baik pengelolaannya, maka akan mempengaruhi
tingkat reputasi dan mobilitas suatu Perusahan tersebut. Arsip/Document Control
mempunyai arti yang sangat penting sebagai alat dasar manajemen, yaitu untuk
menyusun rencana program (business plan), mengorganisasi, memimpin, dan
mengawasi pelaksanaan kegiatan. Untuk melaksanakan semua fungsi ini diperlukan
data dan informasi yang up-to-date, dalam bentuk yang tepat, pada saat yang
tepat dan tempat yang tepat, dengan adanya arsip/records akan dapat diketahui
bermacam-macam informasi yang sudah dimiliki, sehingga dapat ditentukan sasaran
yang akan dicapai.
Saat ini system filing arsip/dokumen di Perusahan pada umumnya belum dikelola
dengan benar bahkan tidak dikelola dengan baik padahal dokumen adalah bukti
otentik suatu organisasi yang perlu dijaga dan disimpan dengan baik supaya suatu
ketika diperlukan bukti otentik tersebut dapat ditemukan dengan cepat dan tepat.
Sudah tentu, dengan mempertimbangkan hal tersebut di atas, perlu dilakukan
suatu upaya untuk memberikan pengetahuan tentang pengelolaan arsip/Document
Control secara baik dan benar dengan menyediakan pelatihan di bidang yang dapat
meningkatkan pemahaman, keterampilan dan kepedulian terhadap risiko Document
Control. Pelatihan dan pelatihan di bidang kearsipan merupakan suatu solusi
untuk menjawab kebutuhan tersebut.
TUJUAN
Pelatihan ini akan memberikan dampak sangat positif bagi Perusahaan yang
memiliki kuantitas dokumen yang sangat besar. Oleh karena itu, penanganan arsip
yang efektif dan efisien sungguh akan membantu kelancaran usaha dalam suatu
Perusahan. Dengan demikian, untuk dapat mengelola arsip/Document Control dengan
benar, efektif, efisien dan akurat diperlukan sumberdaya manusia yang terampil
dan benar-benar mengetahui cara pengelolaan arsip yang benar.
Secara detail, hasil yang diharapkan dari seluruh peserta pelatihan adalah
pengetahuan dan pemahaman Records Corporate Management dan Electronic Filing
System serta pemilihan dan penggunaan aplikasi/program Electronik Document
Management System (EDMS) yang sesuai dengan kebutuhan Perusahaan, yang
meliputi:Mengetahui dan memahami pentingnya Document Control sebagai sarana
penunjang daya saing perusahaan
- Mengetahui dan memahami pola penyimpanan arsip/Document Control yang
efektif, cepat dan tepat serta efisiens serta modifikasinya
- Mengetahui & memahami konsep digital filing system & perangkat
pendukungnya.
- Mengetahui & memahami konsep EDMS, konfigurasi dan ilustrasi
prosesnya.
- Mengetahui & memahami penggunaan dari software aplikasi EDMS lengkap
dengan penggunaan scanner. .
METODE
- Adult learning principles
- Experimental leaning
- Fun leaning
- Workshop, dimana peserta dapat secara langsung melakukan pekerjaan dibawah
bimbingan trainer.
SASARAN PESERTA
- Para arsiparis (petugas arsip)
- Petugas administrasi
- Pengolah data
- Sekretaris
- Siapapun yang berkecimpung dalam pengelolaan dokumen di organisasi maupun
perusahaan.
TOPIK BAHASAN
- Sistem Pemberkasan Dokumen Pendekatan Praktis
Tujuan: Memberikan pengetahuan dan pemahaman mengenai Sistem Pemberkasan
Dokumen (filing system) fisik secara efektif, cepat dan tepat serta efisien.
Berisi:
- Pengawasan berkas terpusat dan tersebar berbasis analisis bisnis,
- Prinsip klasifikasi,
- Klasifikasi abjad: sistem kamus, sitem ensiklopedia dan sistem
geografis, dan klasifikasi angka, sistem pemberkasan desimal, sistem
pemberkasan kronologis, dan klasifikasi alfanumerik,
- Pengindeksan dan Kualitas indeks,
- Pengindeksan kata penting (KWIC and KWOC),
- Pengindeksan alfabetikal,
- Prosedur pemeliharaan berkas,
- Pengawasan berkas,
- Pengelompokan berkas,
- Disposisi,
- Pengelolaan ruang berkas, dan
- Masalah umum pemberkasan.
- Manajemen Dokumen Elektronik
Tujuan: Memberikan pengantar dan penjelasan cara efisien menyimpan dan
mengakses dokumen elektronik/digital secara cepat, tepat dan efisien untuk
informasi sehingga perusahaan dapat memenuhi kebutuhan internal atupun
eksternal (klien) perusahaan.
Berisi:
- Perencanaan, survei dokumen dan informasi,
- Penilaian dokumen dan informasi,
- Metadata dan kebijakan,
- Strategi kontekstual,
- Pengawasan akses,
- Keamanan dan kualitas, dan preservasi informasi
- Digital Filing System dan Aplikasi Electronic Document Management System
(EDMS)
Tujuan: Meningkatkan dan mengembangkan keterampilan manajemen arsip
elektronik/ digital, sehingga dapat memberikan kontribusi bagi perusahan
dalam mencapai efektifitas dan efisiensi kerja serta mengantisipasi
hilangnya arsip/dokumen penting.
Berisi:
- Konsep digital filing system & perangkat pendukungnya ;
- Isu Legalitas Arsip Digital
- Prosedur Alihmedia/Imaging Document
- Kategori pengenalan Scanner
- Cara memilih mesin scanner Electronic Document Management System
(EDMS), Konfigurasi dan Proses;
- Kategori dan komponen EDMS
- Integrasi EDMS dengan Informasi dan tempat penyimpanan
- Alat dan Media Penyimpanan (storage)
- Kompanen Biaya pada implementasi EDMS
- Step by step operasional aplikasi software EDMS, menggunakan Software
EDMS
- Login Admin
- Group Management
- Security Management
- User Management
- Collection
- Pengaturan Folder/tree system
- Pengaturan Database dan Folder Image
- Report Activity User
- Upload File dan Upload Otomatis
- Workflow Documents System
- Category Searching dan Full text (content) searching
Biaya per peserta : Rp 3.500.000,-
Mau discount khusus? silahkan hubungi kami
Jumlah Peserta
Fasilitas
- Modul pelatihan dalam bentuk softcopy
- Sertifikat pelatihan dalam bentuk softcopy (e-certificate)
- Bila
membutuhkan hardcopy sertifikat, akan dikirimkan lewat jasa kurir.
- Souvenir, selama persediaan masih ada.
Ketentuan Online Workshop Apa
yang harus dilakukan peserta?
- Menyiapkan komputer yang mendukung kamera dan mikrofon.
- Menyiapkan Koneksi internet yang stabil.
- Menyiapkan alat tulis untuk mencatat.
Bagaimana cara mengikutinya?
- Pelatihan menggunakan aplikasi video conference, seperti Zoom,
Google Meet, atau aplikasi sejenis.
- Penyelenggara akan memberikan undangan kepada peserta terdaftar.
- Tidak mematikan kamera selama pembelajaran berlangsung, kecuali
atas arahan fasilitator.
|