Advance Document Management and Electronic Filing Implementation

Advanced Documents & Electronic Records Management System - Based on ISO 15489 & UU NO. 43 / 2009

PENGANTAR

ISO 14589 dan Undang-Undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, satu sama lain saling menunjang dalam penerapan pengolahan kearsipan di perusahaan. Penerapan ISO 14589 pada Arsip perusahaan berguna untuk: (1) Meningkatkan citra perusahaan, (2) Meningkatkan kinerja lingkungan perusahaan, (3) Meningkatkan efisiensi kegiatan, (4) Memperbaiki manajemen organisasi dengan menerapkan perencanaan, pelaksanaan, pengukuran dan tindakan perbaikan (plan, do, check, act), (5) Meningkatkan penataan terhadap ketentuan peraturan perundang-undangan dalam hal pengelolaan lingkungan, (6) Mengurangi risiko usaha, (7) Meningkatkan daya saing, (8) Meningkatkan komunikasi internal dan hubungan baik dengan berbagai pihak yang berkepentingan, (9) Mendapat kepercayaan dari konsumen/mitra kerja/pemodal.

Dan dengan adanya Undang-Undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, pengaturan akses arsip dinamis diatur secara lebih tegas dalam melaksanakan layanan arsip. Serta penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan berasaskan: (1) kepastian hukum; (2) keautentikan dan keterpercayaan; (3) keutuhan; (4) asal usul (principle of provenance); (5) aturan asli (principle of original order); (6) keamanan dan keselamatan; (7) keprofesionalan; (8) keresponsifan; (9) keantisipatifan; (10) kepartisipatifan; (11) akuntabilitas; (12) kemanfaatan; (13) aksesibilitas; dan (14) kepentingan umum.

Pelatihan ini memberikan strategi manajemen dokumen level advance, dengan didasari ISO 14589 dan Undang-Undang No. 43 tahun 2009, diantaranya; Memilih, memilih dan membangun system, penggunaan peralatan kearsipan, dan system aplikasi yang digunakan untuk menyimpan, mengelola, mengklasifikasi, mendistribusikan, mendisposisikan, sampai dengan pemusnahan dokumen berdasarkan standarisasi internasional maupun nasional.

Dalam pelatihan ini Anda akan belajar bagaimana untuk:

• Memahami konsep manajemen kearsipan dengan level advance, sesuai dengan prosedur dan standar kearsipan (ISO 15489 dan UU 43 tahun 2009)
• Mengembangkan strategi dan konsep kearsipan secara tepat, agar sesuai dengan persyaratan bisnis perusahaan, hukum dan audit.
• Membuat Proses Jadwal Retensi Dokumen (JRD) seperti penentuan masa retensi, cara pemusnahan, dan legalitas pemusnahan, atau menjadi arsip yang permanent.
• Membuat system aplikasi Electronic Records Management System (EDMS) yang dapat digunakan perusahaan sesuai dengan standarisasi manajemen kearsipan.

TUJUAN

• Memahami manajemen kearsipan tingkat advance, dengan membuat prosedur sesuai dengan standar kearsipan.
• Membantu menyelesaikan permasalahan perusahaan yang berkaitan dengan penyimpanan dokumen.
• Mempelajari konsep kearsipan tingkat advance dalam mengelola informasi dan dokumen, diantaranya; workflow dokumen, indexing, filing, audit dan kontrol system.
• Review terhadap vendor yang memberikan jasa atau solusi kearsipan.
• Membuat metadata aplikasi, klasifikasi, autorisasi / security dan pengaturan jadwal retensi dokumen (JRD).
• Bagaimana menerapkan undang-undang, standar dan regulasi yang berlaku mengenai manajemen dokumen.
• Membuat konsep SOP dan aplikasi kearsipan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
• Audit system standarisasi manajemen kearsipan.

METODE

• Adult learning principles
• Experimental leaning
• Fun leaning
• Workshop, dimana peserta dapat secara langsung melakukan pekerjaan dibawah bimbingan trainer.

TOPIK BAHASAN

• Sesi 1 – Pemahaman Solusi Manajemen Dokumen
  • Manajemen Rekod – ISO 15489
  • Konsep SOP Manajemen Dokumen; Procedures, Work Instruction, Form, Classification and Retention Schedule
• Sesi 2 – Perancangan dan Pengembangan Sistem Kearsipan
  • Mencatat Jenis-jenis Dokumen
  • Sistem dan Media Penyimpanan Fisik Dokumen
  • Distribusi Dokumen
  • Transfer / Pemindahan Dokumen
  • Sistem Akses, Pengambilan dan Penggunaan
  • Sirkulasi / Proses Peminjaman Dokumen
  • Retensi dan Disposisi
  • Sistem Klasifikasi
  • Pengindeksan
  • Pembuatan Nomor dan kode Fisik Dokumen
  • Membuat Pusat Arsip (Records Center)
• Sesi 3 – Electronic Records Management System (EDMS)
  • Me-review Electronic Records Management Systems (EDMS)
  • Alihmedia (imaging) dan masalah legalitasnya
• Sesi 4 – Implementasi Sistem Kearsipan
  • Implementasi SOP Kearsipan
  • Monitoring , Control dan Audit Sistem Kearsipan – ISO 15489
  • Membuat Kebijakan dan Prosedur Manajemen Kearsipan
• Sesi 5 – Studi Kasus
  • Permasalahan SOP dan EDMS
  • Group 1 – Strategy
  • Group 2 – Concepts
  • Group 3 – Process
  • Evalusi dan Diksusig)

SASARAN PESERTA

Pelatihan ini khusus ditujukan untuk mereka yang melakukan pengambilan keputusan dalam manajemen dokumen, diantaranya:

• Records managers
• Document controllers
• IT Management
• Document and Records Management personnel
• Document Management Supervisors
• Suppliers, Solution Providers and Vendors
• Users of Document and Records Management

Course Leader :

Ma'sum Hasyim, SE

More...