Document Management And Electronic Filing Implementation

PENGANTAR

Acara ini dibagi menjadi dua hari;

1. Hari 1: training, membahas pengertian arsip/dokumen perusahaan, jenis, fungsi dan manfaat arsip/dokumen perusahaan serta kendalanya permasalahannya. Dilanjutkan dengan workshop, berisi praktek pemahaman arsip/dokumen perusahaan dilanjutkan dengan diskusi dan simpulan.
2. Hari 2: training, membahas cara pengelolaan system arsip/dokumen perusahaan yang efektif, cepat dan tepat serta efisien. Dilanjutkan dengan workshop, berisi praktek pengelolaan arsip/dokumen perusahaan dilanjutkan dengan diskusi dan simpulan.

Event ini akan memberikan dampak sangat positif bagi perusahaan baik perusahaan kecil, menengah maupun perusahaan skala besar yang memiliki kuantitas dokumen yang sangat besar pula. Oleh karena itu, penanganan arsip yang efektif dan efisien sungguh akan membantu kelancaran usaha dalam suatu organisasi atau perusahaan. Dengan demikian, untuk dapat mengelola arsip/dokumen perusahaan dengan benar, efektif, efisien dan akurat diperlukan sumberdaya manusia yang terampil dan benar-benar mengetahui cara pengelolaan arsip yang benar.

Arsip/dokumen perusahaan merupakan asset dari setiap perusahaan. Apabila arsip/dokumen yang dimiliki oleh perusahaan kurang baik pengelolaannya, maka akan mempengaruhi tingkat reputasi dan mobilitas suatu perusahaan/organisasi tersebut. Arsip/dokumen perusahaan mempunyai arti yang sangat penting sebagai alat dasar manajemen, yaitu untuk menyusun rencana program (business plan), mengorganisasi, memimpin, dan mengawasi pelaksanaan kegiatan. Untuk melaksanakan semua fungsi ini diperlukan data dan informasi yang up-to-date, dalam bentuk yang tepat, pada saat yang tepat dan tempat yang tepat, dengan adanya arsip/records akan dapat diketahui bermacam-macam informasi yang sudah dimiliki, sehingga dapat ditentukan sasaran yang akan dicapai.

Saat ini system filing arsip/dokumen di perusahaan pada umumnya belum dikelola dengan benar bahkan tidak dikelola dengan baik padahal dokumen adalah bukti otentik suatu organisasi yang perlu dijaga dan disimpan dengan baik supaya suatu ketika diperlukan bukti otentik tersebut dapat ditemukan dengan cepat dan tepat.

Sudah tentu, dengan mempertimbangkan hal tersebut di atas, perlu dilakukan suatu upaya untuk memberikan pengetahuan tentang pengelolaan arsip/dokumen perusahaan secara baik dan benar dengan menyediakan pelatihan di bidang yang dapat meningkatkan pemahaman, keterampilan dan kepedulian terhadap risiko dokumen Perusahaan. Training di bidang kearsipan merupakan suatu solusi untuk menjawab kebutuhan tersebut

TUJUAN

Tujuan training ini adalah memberikan bekal praktis dan sistematis kepada peserta mengenai pemahaman arsip/dokumen, manfaat dokumen dan filing, prinsip pemberkasan arsip/dokumen perusahaan, dan system filing yang efektif, cepat dan tepat serta efisien, sesuai dengan tujuan dan target dari VISI dan MISI perusahaan atau organisasi.

MANFAAT

Diharapkan setelah mengikuti training ini peserta mampu:

1. Memahami perbedaan dan jenis arsip/dokumen perusahaan
2. Memahami pentingnya dokumen dan cara penyimpanan-nya
3. Mengetahui pola penyimpanan arsip/dokumen perusahaan yang efektif, cepat dan tepat serta efisiens serta modifikasinya
4. Mampu mempraktekan system-system tersebut sesuai dengan kebutuhan di masing-masing perusahaan dan mengintegrasikannya dalam operasi bisnis.

METODE

• Adult learning principles
• Experimental leaning
• Fun leaning
• Workshop, dimana peserta dapat secara langsung melakukan pekerjaan dibawah bimbingan trainer.

TOPIK BAHASAN

• Arsip/dokumen perusahaan; principles
  Tujuan: Memberikan pengetahuan tentang pengertian, jenis, fungsi dan manfaat arsip/ dokumen perusahaan serta kendalanya permasalahannya
  Berisi:
  • Pengertian arsip/dokumen perusahaan
  • Istilah-istilah kearsipan
  • Jenis arsip/dokumen perusahaan
  • Nilai guna, fungsi dan manfaat arsip/dokumen bagi perusahaan
  • Klasifikasi dan indeks
  • Pembahasan elektronik dokumen
  • Kendala dan permasalahan yang dihadapai dalam pengelolaan arsip/dokumen perusahaan
  • Peraturan terbaru mengenai pengolahan dan penyimpanan dokumen perusahaan
• Document Management and ELECTRONIC Filing System; practice
  Tujuan: Memberikan pengetahuan cara pengelolaan system arsip/dokumen perusahaan yang efektif, cepat dan tepat serta efisien
  Berisi:
  • Prosedur Filing
  • Langkah-langkah proses filing
  • Filing Alfabetis
  • Filing Surat Numerik
  • Filing surat Geografis dan Filing surat Subyektif
  • Metode pengawasan dan pemindahan arsip
  • Memilih peralatan & perlengkapan filing
  • Pembentukan & Pemeliharaan Sistim filing
  • Membuat prosedur filing efisien
  • Penemuan Kembali (Database/aplikasi)
  • Electronic filing (e-filing)

Course Leader :

Ma'sum Hasyim, SE

More...