Building Maintenance and Property Management

Latar Belakang

Building Management atau Pengelolaan Gedung adalah suatu kegiatan yang tidak mudah, karena si Pengelola harus memiliki multi-talenta dan multi-skills & knowledge (di luar disiplin ilmu maupun pengalaman yang dimilikinya). Artinya, banyak dimensi yang harus dipelajari dan dikuasai, sehubungan dengan begitu kompleksnya permasalahan yang dihadapi.

Oleh karena itu, semua jajaran pada Organisasi Pengelola Gedung wajib memiliki keinginan keras untuk mempelajari hal-hal baru yang berkaitan dengan berbagai aspek (antara lain: pengelolaan, pemeliharaan, perawatan, pelayanan, dll.) baik secara fisik dan teknis bangunan maupun hal-hal yang berkaitan dengan pengguna atau penghuni gedung yang dikelolanya.

Dari segi fisik bangunan itu sendiri sudah berbagai ragam yang harus dikuasai, belum termasuk sarana dan prasarana yang berkaitan dengan keberadaan fisik gedung (misalnya : listrik, air, AC, taman, parkir, pemadam kebakaran, tanggap darurat, dlsb), agar gedung yang dikelola dapat beroperasi dengan baik.

Tidak hanya permasalahan fisik dan operasional, tetapi bagaimana hubungan dengan perijinan, lingkungan hidup, juga termasuk hubungan baik dengan penyewa (tenant) - apabila sebagaian atau seluruh ruang-ruang gedung tersebut disewakan.

Sedangkan Assets Management atau Pengelolaan Harta Tetap (Fixed Assets), selama ini dirangkap oleh Bagian Akunting, karena berkaitan erat dengan pembebanan biaya penyusutannya. Namun, belakangan ini beberapa perusahaan menunjuk Seksi atau Bagian khusus yang bertugas mengelola harta tetap, karena sadar bahwa harta tetap tersebut harus didaya-gunakan secara maksimal agar lebih berhasil-guna dengan efektif dan efisien.

Seksi atau Bagian Pengelolaan Assets ini, bisa berada dibawah Departemen Keuangan dan Akunting, akan tetapi biasanya "Pelaksana Assets Management" di lapangan ada sebahagian yang berada di bawah Building Management atau Bagian Umum (General Affairs) yang juga mengelola gedung .

Hal ini hanyalah posisi di dalam Organisasi perusahaan saja, namun demikian secara operasional harus ditangani oleh staff atau personal yang tahu persis bagaimana kiat-kiat dan cara-cara yang baik mengelola harta tetap (Assets Management) tersebut.

Bertolak dari kebutuhan tersebut, maka kami menawarkan suatu program terpadu dari dua kebutuhan keahlian, yaitu Building dan Assets Management. Pelatihan ini akan membekali staff atau penyelia bahkan para manager yang bertanggung jawab di salah satu atau kedua bidang tersebut menjadi lebih trampil dan luas pengetahuanya, sehingga tidak mengalami kesulitan dalam melaksanakan tugas sehari-hari.

Metoda

• Pemaparan atau presentasi yang dibawakan oleh Narasumber dengan suasana dan gaya "SerSan" serius tapi santai;
• Diskusi dan panel kelompok yang aktif membahas materi yang dipaparkan;
• Studi kasus dan bermain peran ( Case study and Role Play ) atas kejadian atau kasus yang nyata terjadi;
• Game atau permainan yang berhubungan dengan kasus-kasus yang biasa terjadi di perusahaan.

Silabus

I. BUILDING MANAGEMENT
Mengelola Bangunan Gedung Perkantoran dan Sarana Prasarana Penunjang (termasuk Fasilitas Operasional)

Sesi 01: Pengelolaan Gedung dan Fasilitas, Sarana dan Prasarana Penunjangnya:
Pendahuluan Building Management
(termasuk : Status Gedung; Persyaratan Pembangunan Gedung dan Contoh Struktur Organisasi Pengelola)

1. Manajemen Pemeliharaan Fisik Bangunan Gedung & Sarana Prasarana Penunjang;
2. Keselamatan dan Keamanan Bangunan Gedung:
   1. Pencegahan & Penanggulangan Bahaya Kebakaran & Darurat lainya;
   2. Alat-alat dan Perlengkapan untuk Pencegahan & Pemadaman Kebakaran;
   3. Pencegahan & Penanggulangan Kondisi Darurat lainya (Ancaman Bom; Gempa bumi, Huruhara, Banjir, Angin topan)

Sesi 02: Pemeliharaan dan Perbaikan Bangunan Gedung

1. Manajemen Penerapan 5-S (5-R) untuk Pemeliharaan Bangunan Gedung'
2. Penjadwalan Perencanaan Pemeliharaan & Perbaikan Bangunan Gedung (Action/Work Plan)
3. Pengetesan Kekuatan Struktur Beton & Baja;
4. MenanganiMasalah"Korosi":
   Penanggulanganya pada Bangunan Gedung;
5. Pemeliharaan dan Perawatan Sarana & Prasarana Yang ada pada Bangunan Gedung:
   1. Pemeliharaan & Perawatan Lantai; Dinding dan Atap;
   2. Pemeliharaan & Perawatan Alat-alat Pemadam Kebakaran; CCTV; Penangkal Petir; Lampu-lampu; AC;
   3. Pemeliharaan & Perawatan Pompa-pompa dan Pipa-pipa (Pumps & Plumbing System)
   4. Pemeliharaan & Perawatan Lift & Escalator dan Tangga Darurat.

Sesi 03: Pengelolaan Housekeeping, Cleaning Service, Pest Control dan Keamanan dan Ketertiban Gedung

1. Mengelola Housekeeping & Cleaning Service;
2. Menangani Pest Control & Penanggulangan Hama pada Gedung Perkantoran
3. Pengelolaan dan Penanganan Keamanana dan Ketertiban Gedung;

Sesi 04: Pengelolaan Engineering dan Manajemen Perparkiran di Gedung Perkantoran

1. Tambahan Mengelola Engineering pada Gedung Perkantoran;
2. Menangani Permasalahan Perparkiran.

II. FIXED ASSETS MANAGEMENT

Mengelola Kekayaan Perusahaan yang berupa Harta Tetap (Fixed Assets) yang dipergunakan untuk Operasional Perusahaan.

Sesi 01. Uraian Tentang Fixed Assets Management

1. Sekilas mengenai Definisi dan pengertian Assets Management (AM)
2. Apa yang dinamakan Management Assets ?
3. Lifecycle yang diberlakukan di AM
4. Uraian tentang fungsi-fungsi Lifecycle dalam AM
5. Keuntungan yang diperoleh jika menerapkan AM
6. Analisa tugas dan pekerjaan bagi pengelola AM
7. Struktur Organisasi (contoh) di AM

Sesi 02: Kode-kode Marking dalam AM

Sesi 03: Unsur-unsur pengendalian internal pada AM

Sesi 04: Contoh-contoh Dokumen yang diperlukan oleh AM

Sesi 05: Jaringan Sub-system dalam AM

Sesi 06: Analisa Penggantian (Replacement) dalam AM

Sesi 07: Audit (Pemeriksaan) Fixed Assets

III. TAMBAHAN :

1. Kiat-kiat melayani "Pelanggan" dengan "Service Excelent (Pelayanan Prima);
2. Sekilas Tentang "Kompetensi" yang harus dimiliki oleh  Petugas Pengelola Gedung dan Properti (Building And Property Management)
3. Kiat-Kiat Menangani "Orang-orang Sulit".

Siapa yang seyogyanya ikut?

1. Para Staff sampai Penyelia (Supervisor) Building Management dan/atau Assets Management;
2. Para Building Manager dan Fixed Assets Manager;
3. Para Manager yang berminat mempelajari bidang tersebut;
4. Para Executive atau Praktisi Bisnis yang ingin tahu mengenai Building & Assets Management
5. Karyawan lain yang berkaitan dengan pengelolaan gedung & assets (misal: General Affairs; Accounting Manager; Property Manager dsb.)
6. Professional atau Individu yang berkaitan dengan pengelolaan Gedung & Assets.

Sasaran

Setelah mengikuti Lokakarya (Workshop) ini, peserta diharapkan:

• Memiliki ketrampilan teknis bagaimana mengelola gedung & assets dengan baik dan progesional;
• Menambah wawasan dan pengetahuan tentang bagaimana cara menyelesaikan permasalahan yang biasanya timbul dalam mengelola gedung.
• Memiliki kemampuan manajemen yang baik dalam menangani komplain atau keberatan-keberatan dari pemakai (baik penyewa atau pengguna intern)
• Memahami bagaimana caranya menangani dan mencari solusi, bila terjadi kebakaran atau keadaan darurat lain (gempa bumi, kecelakaan, bencana alam dll.)
• Mengerti seluk beluk dan tugas-tugas serta ruang lingkup yang dijalankan oleh Pengelola gedung atau pengelola Fixwd assets.

Course Leader :

H. Slamet Pririswanto, MBA

More...